Arbeitsbeispiele / Avalon GmbH

Büro & Verwaltung

Papierloses Büro mit KI-Einordnung

Dokumentenmanagement mit automatischer Einordnung, Monatsexport an die Buchhaltung, Single Sign-on und Werkzeugportal für das Team.

Dokumente & BüroKILive seit Frühjahr 2026
Beleg bis Buchhaltung
  1. EingangScan, E-Mail, WhatsApp
  2. Archivzentral, durchsuchbar
  3. KITyp, Absender, Betrag
  4. PrüfungHinweise statt Blindflug
  5. ExportLexware, monatlich
1.480Dokumente im Archiv
8Nutzer:innen

Ausgangslage

Belege kamen per Post, E-Mail und WhatsApp. Ablage und Weitergabe an die Buchhaltung kosteten jeden Monat Stunden und waren fehleranfällig.

Lösung

  • Eingang aus Scanner, E-Mail und Messenger in ein zentrales Dokumentenarchiv.
  • KI ordnet Dokumente ein: Typ, Absender, Datum, Betrag – mit Prüfhinweisen statt Blindvertrauen.
  • Monatlicher Export an Lexware inklusive Kostenstellen-Aufteilung.
  • Ein Login für alle Werkzeuge (Single Sign-on), Erinnerungs-Tool, Zeiterfassung und Arbeitslisten.
  • Serverumzug und Datensicherung inklusive.

Ergebnis

  • Rund 1.480 Dokumente im System, acht Nutzer:innen arbeiten täglich damit.
  • Der Monatsexport für die Buchhaltung kommt aus dem System statt aus Ordnern.

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